Vyskúšali sme za vás – A ako hľadáte faktúry v archíve vy?
Porovnávací test
Dnes sme si pre vás pripravili porovnávací test, ktorého cieľom je porovnať rôzne možnosti, ktoré máte ako firma pri archivácii dokumentov. Zadanie je veľmi jednoduché – do spoločnosti prišiel audítor a vyžiadal si niekoľko dokumentov, ktoré slúžili ako podklad pre jeho kontrolu. Na svoju prácu potrebuje 3 roky starú faktúru s potvrdením, kedy bola v spoločnosti prijatá a postúpená na úhradu.
Bežná firma
Tradičný papierový archív sa nachádza väčšinou v suteréne spoločnosti. Kde je zvyčajne vyčlenená jedna miestnosť, v ktorej sú regály, na ktorých sú položené rady šanónov so založenými príslušnými dokumentami. Zakladanie dokumentov do archívu sa robí pomocou papierovej evidencie a príslušný dokument je zaradený do šanónu a uložený na konkrétne miesto podľa evidenčného systému.
V priloženej tabuľke je zhrnutie činností, ktoré sme vykonali a zároveň sme zaznamenali čas strávený pri každej z nich. Pre zjednodušenie boli časy zaokrúhlené na minúty smerom nahor.
| Činnosť | Potrebný čas |
| Prísť na recepciu a vyžiadať si kľúče od archívu | 2 minúty |
| Vlastné vyhľadávanie kľúčov vrátane telefonátu recepčného, kde by asi tak kľúče od archívu mohli byť | 5 minút |
| Cesta výťahom do suterénu s medzizastávkami na každom poschodí 4-poschodovej budovy | 4 minúty |
| Nájdenie správnej miestnosti | 2 minúty |
| Odomknutie a rozsvietenie svetiel v archíve | 2 minúty |
| Vyhľadanie príslušného oddelenia archívu | 2 minúty |
| Vyhľadanie krabice so šanónmi | 2 minúty |
| Hľadanie schodíkov/rebríka a ich požičanie z údržby | 10 minút |
| Nájdenie faktúry v šanóne | 3 minúty |
| Zamknutie a zhasnutie svetiel v archíve | 1 minúta |
| Nájdenie výťahu | 2 minúty |
| Cesta výťahom späť do kancelárie s medzizastávkami na každom poschodí 4-poschodovej budovy | 4 minúty |
| Prefotenie faktúry na kopírke | 2 minúty |
| Cesta výťahom do suterénu budovy s medzizastávkami na každom poschodí 4-poschodovej budovy | 4 minúty |
| Cesta výťahom naspäť do kancelárie s medzizastávkami na každom poschodí 4-poschodovej
budovy, pretože ste si originál faktúry zabudli v kopírke |
5 minút |
| Cesta výťahom do suterénu budovy s medzizastávkami na každom poschodí 4-poschodovej budovy | 4 minúty |
| Odomknutie archívu a vrátenie originálu faktúry do príslušného šanónu | 5 minút |
| Vrátenie schodíkov/rebríku do údržby | 5 minút |
| Zamknutie a zhasnutie svetiel v archíve | 1 minúta |
| Nájdenie výťahu | 1 minúta |
| Cesta výťahom naspäť do kancelárie s medzizastávkami na každom poschodí 4-poschodovej budovy | 4 minúty |
| Vrátenie kľúčov od archívu na recepciu | 1 minúta |
| Príchod do kancelárie | 1 minúta |
Celkový čas strávený s jednotlivými krokmi je 72 minút. Paradoxne najdlhšie trvali presuny výťahom a všeobecné činnosti spojené s prístupom k dokumentom (vydávanie kľúčov, hľadanie miestnosti, požičiavanie a vrátenie schodíkov/rebríka), ktoré trvali pozoruhodných 63 minút. Viaceré činnosti sa dajú samozrejme eliminovať napríklad opakované jazdy výťahom alebo vyhotovenie kópie faktúry priamo v archíve odfotením na mobilný telefón. Aj napriek tomu sa však na vykonanie takejto zdanlivo triviálnej operácie dostaneme do niekoľkých desiatok minút.
Firma spolupracujúca so spoločnosťou EDITEL
Archiváciu faktúr prevádzkuje na platforme elektronického dôveryhodného archívu, ktorý ukladá a sprístupňuje archivované dokumenty na vyžiadanie prakticky okamžite a v digitálnej podobe. Autenticita a integrita dokumentov je zaručená počas celého obdobia archivácie integrovanými mechanizmami, ktoré sú certifikované audítorskými spoločnosťami.
Tu je zhrnutie činností, ktoré sme vykonali a čas, ktorý sme strávili pri každej z nich. Pre zjednodušenie boli časy zaokrúhlené na minúty smerom nahor.
| Činnosť | Potrebný čas |
| Spustiť vypnutý počítač | 1 minúta |
| Počkať na prevedenie potrebných aktualizácií Windows | 5 minút |
| Spustenie prehliadača a prihlásenie sa na portál archívu | 2 minúty |
| Zobrazenie prehľadu faktúr | 1 minúta |
| Nájdenie príslušnej faktúry na základe dostupných údajov (dodávateľ, dátum archivácie…) | 1 minúta |
| Vytlačenie faktúry s požadovanými údajmi | 1 minúta |
| Doplnenie chýbajúceho papiera do tlačiarne | 2 minúty |
| Odovzdanie vytlačenej faktúry audítorovi | 1 minúta |
Jediné zdržanie, ktorému sme boli vystavení, bola nutnosť „pretrpieť“ aktualizáciu operačného systému pri štarte, ktorá sa vždy zázračne spustí v najmenej vhodnom okamžiku. Aj napriek tomu sa nám podarilo dosiahnuť výsledok po 14 minútach. Ak si odmyslíme niektoré činnosti, samotné hľadanie požadovanej faktúry sa skrátilo na 3 minúty vrátane jej tlače. A to všetko prakticky spoza stola (okrem doplnenia papiera do tlačiarne).
Záver
Náš praktický porovnávací test ukázal, že používanie produktov spoločnosti EDITEL vám výrazne ušetrí čas, a to až o 514 %! V hre je veľa faktorov, ale pohodlie pri práci jednoducho vnímame všetci. Víťaz je jasný.
A ako vyhľadávate faktúry v archíve vy? Ak chcete získať 514 % času navyše, kontaktujte nás, a my s vami všetko radi preberieme.
Autor
Svatopluk Vít
Technical Sales Support Consultant
O spoločnosti EDITEL
EDITEL je medzinárodným popredným poskytovateľom služieb v oblasti elektronickej výmeny dokumentov EDI (z anglického originálu Electronic Data Interchange), ktorý sa špecializuje na optimalizáciu procesov dodávateľského reťazca. Spoločnosť poskytuje služby klientom v mnohých rôznych odvetviach.
Portrait photo copyright Editel/Roman Chudý
Symbolic image copyright pixabay
