Šťastnú cestu s EDI štandardmi

Užitočné informácie o „esperante 21. storočia“

Už ste si niekedy vygooglili, čo sú EDI štandardy? Pokiaľ áno, najskôr ste natrafili na termíny ako EDIFACT, EANCOM, ODETTE a GS1 XML. Aj po prečítaní ich popisu môžete pochybovať, že čo vlastne znamenajú… Nemusíte mať obavy, veci nie sú v skutočnosti tak komplikované, ako sa môže zdať. Stačí si EDI štandardy predstaviť ako jazyky, ktoré sú používané ERP systémami firiem, ktoré používajú elektronickú výmenu (EDI) dát na komunikáciu so svetom. Dovoľte mi byť “tlmočníkom” na malom “výlete do EDI jazyka” a objavte výhody, ktoré má EDI pre vašu firmu v rukáve.

 1.    Príprava na výlet: stručná exkurzia do histórie

Medzinárodný úspech EDIFACTU začal v roku 1987. Vtedy zverejnila OSN viacodvetvový štandard ISO, ktorý môžu od tej doby používať všetky spoločnosti na svete.Vďaka rýchlemu rozvoju bolo už v polovici 90. rokov k dispozícii viac než 100 typov EDIFACTových správ. Aj napriek tomu stále platí nepísané pravidlo „niekedy je menej viac“.

2.    Redukcia na minimum: zrodil sa EANCOM

“Správou” sa v EDI jazyku rozumie objednávka (ORDERS), dodací list (DESADV) alebo faktúra (INVOIC). Tieto termíny sú skratky na šesť písmen odkazujúcich k anglickým názvom dokumentov. Vyššie uvedené príklady sú mimochodom tie najpoužívanejšie z nich. Existujú však také typy EDIFACTových správ, ktoré sa v praxi používajú len zriedka.

Globálna komunita GS1 pomohla zvýšiť praktické využitie a užívateľský komfort EDIFACTu. Na prelome 80. a 90. rokov vybrala 49 typov správ užitečných pre obchod a vďaka nim potom vytvorila nový štandard pod názvom EANCOM, ktorý odkazuje k pôvodnému názvu spoločností GS1 – EAN (EAN + Communication, teda komunikácia). Napríklad v Rakúsku bolo doposiaľ implementovaných 32 z týchto 49 typov správ. Obchodní partneri si tieto správy vymieňajú prostredníctvom platformy EDITEL eXite.

EANCOM je však len jedným z mnohých štandardov, ktoré sú dnes na svete k dispozícii. Národné a medzinárodne siete GS1 sa snažia o posun tohto štandardu na vyššiu úroveň.

3.    Cestovné doklady: predajca má informácie o štandarde

Povedzme, že ste malý alebo stredne veľký výrobca spotrebného tovaru a chceli by ste dodávať tovar obchodnej spoločnosti. V praxi bude obchodná spoločnosť vyžadovať, aby ste si s ňou vymieňali elektronické obchodné dokumenty ako sú objednávky, dodacie listy a faktúry v určitom EDI štandarde ako EDIFACT, EANCOM alebo GS1 XML. Väčšinou sa jedná o jeden „jazyk“, ktorý konkrétna spoločnosť používa ku komunikácii s ostatnými obchodnými partnermi.

Vo väčšine prípadov poskytujú obchodné spoločnosti ešte podrobnějšie špecifikácie štandardu. Predpokladajme, že obchodník využívaný štandard pomenuje „ECR EANCOM verzia XY.“ Väčšina dodávateľov pochopiteľne nebude vedieť, čo tieto termíny vôbec znamenajú, pretože sa s nimi ešte zatiaľ nestretli. To vysvetľuje, prečo sa veľa spoločností následne obracajú na mňa alebo na mojich kolegov z EDITELu. Samotné obchodné spoločnosti niekedy odporúčajú, aby sa s nami ich dodávatelia spojili. Ide o skvelé rozhodnutie, pretože ako partner viac než 20 000 spoločností vieme veľa o tom, čo ktorá obchodná spoločnosť vyžaduje. Výrobcom potom položíme veľmi dôležitú otázku.

4.    Kontrola pred odletom: aké ERP systémy používate?

Dôležitým predpokladom pre spustenie elektronickej výmeny dát s daľšími spoločnosťami je ERP systém. Preto je dôležitá otázka, aký ERP systém používate? Existuje oveľa viac možností, ako sa môže zdať. Ide o široké spektrum: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, ale tiež o systémy menších výrobcov ako například Money S3, Helios, Pohoda, Karát a veľa iných. Pre EDI sú potrebné ich určité funkcie, ako je rozhranie pre import a export.

Prostredníctvom rozhrania sa dáta exportujú z ERP systému dodávateľa a pomocou tzv. „konvertoru“ sa prevedú do „EDI jazyka“ používaného obchodným partnerom. Prostredníctvom virtuálneho dátového centra sú všetky dáta pomocou internetového pripojenia predávané z a do rozhrania dodávateľa. Akonáhle sa dáta dostanú k obchodnej spoločnosti, sú opäť prevedené, aby sa mohli pomocou rozhrania importovať do jejho ERP systému. Vďaka štandardizovaným vstupným poliam obdrží obchodná spoločnosť presne tie informácie, ktoré potrebuje. Celý proces trvá iba pár sekúnd a nie sú potrebné žiadne „slovníky“.

5.    Odjazd: vhodný dopravný prostriedok a ďaleký dosah

Ako sme už uviedli, pre prenos dát v požadovanom „jazyku“ EDI štandardu sa používa dátové centrum. To, ktoré ponúka EDITEL sa nazýva eXite. Koniec koncov nejde len o nejaké dáta, ale časovo a prevádzkovo dôležité dáta. Pre eXite je preto nevyhnutnosťou maximálna dostupnosť, spoľahlivosť a zabezpečenie. Pre veľa firiem je potom nevyhnutný medzinárodný dosah. „Prepravným prostriedkom“ je obvykle internet.

6.    Ako sa vyhnúť kultúrnemu šoku: iné odvetvie, iné špecifikácie

Pre lepšie riešenie potrieb špecifických odvetví boli postupne vyvinuté tzv. subsety založené na EDIFACTu. Napríklad ODETTE a VDA sú pre automobilový priemysel tým, čím je EDITEX pre textilný priemysel a štandard EDI EANCOM pre spotrebný priemysel. Princíp je vždy rovnaký: kupujúci informuje svojich dodávateľov, ktorý „jazyk“ potrebuje a komunikácia potom prebieha v tomto jazyku. Jeden tip: je veľmi žiaduce, aby si dodávatelia vymieňali obchodné dokumenty elektronicky už so svojimi subdodávateľmi, čo sa však nerobí príliš často. Pre uľahčenie by mal byť použitý rovnaký dátový formát ako pre komunikáciu s vlastnými klientmi spoločnosti.

7.    Cestujte a učte sa: rozširujte si obzor o EDI štandardy

V snahe ponúknuť užívateľom aktualizované a vylepšené EDI štandardy sa pravidelne stretávajú pracovné ECR skupiny. V týchto pracovných skupinách sú zástupci hlavných zúčastnených strán. Okrem iného ide o obchodné spoločnosti, výrobcov a poskytovateľov logistických služieb. Tieto pracovné skupiny prejednávajú, aké informácie by mali byť zahrnuté v objednávke a ďaľších dokumentech, a aké informácie považujú partneri za nevyhnutné.

Dôkazom toho, ako dobre funguje hľadanie spoločného „jazyka“ môže byť fakt, že elektronickú výmenu dát založenú na EDI štandardoch GS1 používa viac ako 60 krajín. Výhodou pre užívateľa je, že sa nemusí učiť žiadne zložité technické termíny, alebo si zvlášť rozširovať slovník. Iba vloží technický postup do rúk poskytovateľa EDI služieb. Je vždy potrebné poznať pozadie. To vám umožní lepšie rozumieť týmto „jazykom“ a podniknúť prvé kroky do sveta EDI.

Inšpirovalo vás to a chcete sa nový jazyk – EDI – naučit hneď teraz? A radi by ste ho potom implementovali? Prečítajte si informácie k prvým krokom pre zavedenie EDI. Môžete tiež kontaktovať aj priamo nás. Použite kontaktný formulár nižšie.

Autor

Karl Cegner
Leiter Consulting & Project Delivery bei EDITEL Austria