Prechod z webového EDI na integrované riešenie

Kedy sa oplatí prejsť z webového EDI na integrované riešenie?

Úspešným podnikateľom a skúseným manažérom bude znieť tento problém veľmi povedome: s rastom firmy je potrebné neustále pridávanie nových zdrojov a zároveň automatizácia procesov. Možno ste už urobili prvý krok k elektronickému spracovaniu objednávok alebo fakturácii, ale kladiete si otázku, kedy bude ideálny čas na úplnú automatizáciu všetkých procesov, t. j. prechod z online portálu na integrované riešenie? Webové EDI je síce ideálnym vstupným riešením pre malé podniky, ktorým umožňuje poloautomatické spracovanie objednávok, faktúr alebo dodacích listov s klientmi, v určitom okamžiku je ale potrebné posunúť sa na vyššiu úroveň. V tomto príspevku na našom EDI blogu nájdete odpovede na širokú škálu otázok týkajúcich sa rozšírenia vášho repertoáru EDI.

Aký je rozdiel medzi webovým EDI a integrovanými riešeniami EDI?

Elektronická výmena údajov (EDI) prostredníctvom online portálu môže byť jednoduchým prvým krokom do sveta EDI. S rastúcim počtom obchodných partnerov alebo množstvom dokumentov je rozumné prejsť na integrované riešenie. Webové EDI je prístupné z akéhokoľvek počítača s prístupom na internet, ale nemá integrované prepojenie s ERP systémom. Takéto prepojenie, ktoré funguje pomocou jediného rozhrania na import/export pre všetkých obchodných partnerov, je však predpokladom, aby mohli byť priamo v ERP systéme automaticky spracované všetky procesy plánovania zdrojov. Odborníci dokážu pracovať s rôznymi formátmi údajov a komunikačnými kanálmi.

Existuje viac možností implementácie?

V závislosti od IT infraštruktúry vašej spoločnosti sú k dispozícii dve možnosti implementácie a to vlastné (inhouse) riešenie alebo outsourcovaná EDI služba. V prípade druhej možnosti ponúkajú poskytovatelia služieb EDI balík, ktorý zahŕňa všetky prevádzkové procesy, pripojenie nových partnerov, pravidelné aktualizácie a zákaznícku podporu.

Je objem predaja tým správnym ukazovateľom na zváženie „upgrade EDI“?

Zvyšujúci sa objem predaja do určitej miery naznačuje, že by malo prísť k zváženiu a prípadnej modernizácii aktuálneho EDI riešenia. Väčší objem predaja zvyčajne vedie k väčšiemu počtu faktúr a iných obchodných dokumentov. Ďalším dôležitým rozhodovacím kritériom je však počet obchodných partnerov, ktorých by spoločnosť chcela osloviť prostredníctvom EDI.

Mal by byť rozhodujúcim faktorom počet klientov?

Čím viac obchodných partnerov máte, tým vyšší je zvyčajne dopyt po EDI zo strany vašich klientov. Niekedy je rozhodujúcim kritériom objem dokumentov. Zatiaľ čo spracovanie dvoch objednávok týždenne nie je žiadnou veľkou výzvou, ak sa ich počet zvýši na dvadsať, už je potrebné vynaložiť oveľa väčšie úsilie. Možno by bolo rozumné zvážiť aj priame pripojenie EDI s ERP. A napokon je to aj otázka inovačného myslenia, či chce spoločnosť v 21. storočí stále zadávať údaje manuálne, hoci existujú aj iné nákladovo efektívne alternatívy.

Aký veľký objem dokumentov vyžaduje aktualizáciu systému?

Neexistuje žiadne konkrétne číslo. Ak by ste ale napríklad zrazu prešli z výmeny 50 faktúr mesačne s rôznymi obchodnými partnermi na 500, bol by to jasný signál, že by ste mali prejsť na plne integrované riešenie. Všeobecne možno predpokladať, že v čase rastúcej digitalizácie budú klienti čoraz viac očakávať aj používanie EDI. Investícia do zdokonaleného EDI riešenia je koniec koncov investíciou do budúcnosti. Môžete očakávať, že návratnosť tejto investície sa dostaví čoskoro, pretože lepší systém EDI vyžaduje menej ľudských zdrojov, a zároveň zvyšuje kvalitu a zabraňuje chybám.

Koľko ušetrím, ak budem mať „plnohodnotný“ EDI systém?

Je potrebné si uvedomiť, že pre vašich obchodných partnerov zvyčajne nie je dôležité, či údaje k faktúre alebo dodaciemu listu zadávate ručne prostredníctvom online portálu, alebo či sa údaje odosielajú priamo z ERP. Dôležitá je kvalita údajov a ich bezproblémové spracovanie. Zatiaľ čo pri používaní webového portálu EDI je potrebné niektoré údaje zadávať ručne, v prípade integrovaných riešení EDI to neplatí. Uvoľnia sa tak zdroje, ktoré sú cenné najmä pre rastúce spoločnosti, a ktoré sa tak môžu zamerať na svoju hlavnú pracovnú činnosť.

Koľko stojí takýto prechod?

V prípade integrovaných riešení budú potrebné výdavky na počiatočnú implementáciu. Prax ukazuje, že sa tieto náklady zvyčajne rýchlo vrátia. Pokiaľ vieme, žiadny z našich klientov prechod na integrované riešenie EDI neoľutoval.

Ohľadne konzultácie alebo cenovej ponuky riešenia, ktoré bude najviac vyhovovať vašim potrebám, nás prosím kontaktujte. Stačí zavolať alebo poslať vašu požiadavku (použite kontaktné pole vpravo).

Autor

Markéta Ernesová
Web EDI & Customer Service Specialist