Bezpapierová kancelária a plne automatizované procesy

Ako môžeme vo firme zaviesť do praxe bezpapierovú kanceláriu?

Nasledujúca situácia vám môže pripadať povedomá: vy alebo niektorý z vašich zamestnancov sa ráno ponáhľate do kancelárie, zapnete počítač, vystavujete a tlačíte jednu faktúru za druhou, vkladáte ich do obálok, aby ste ich ešte večer odniesli na poštu. V mnohých spoločnostiach ide aj naďalej o štandardný postup, dokonca i v dnešnej digitálnej dobe. Koronavírus však prevrátil papierové procesy hore nohami. Aj keď zamestnanci pracujú z domu, dôležité papierové dokumenty a ďalšie veci, ktoré ku svojej práci potrebujú, zostávajú v kancelárii. A to je len jedna z mnohých výziev na ceste k bezpapierovej kancelárii. V tomto článku nášho blogu sa dozviete o niekoľkých kreatívnych nápadoch, ktoré sa vo finále ukázali byť o niečo menej geniálne, než sa zo začiatku zdalo a o možnostiach, ktoré majú najmä malé spoločnosti, ak chcú skoncovať s procesmi závislými na papierových dokumentoch.

Aké výzvy spôsobila pandémia COVID-19 pokiaľ ide o pracovné procesy, napr. v účtovníctve alebo pri dodávkach tovaru?

Pre mnohých zamestnancov pracujúcich v kancelárii bola určite najväčšou výzvou samotná náhla zmena – pracovať z domu. Stále však bolo nutné, aby niekto išiel do kancelárie, otvoril všetku poštu, naskenoval všetky príslušné dokumenty a rozoslal ich na príslušné e-maily. To je pomerne bežná prax. Občas nejaké dokumenty kolega vynechal, občas ich naskenovaná kvalita nebola dobrá, a tiež ľudia neboli zvyknutí pracovať len s elektronickými prílohami. Ako chcete PDF súbor ručne podpísať a dať naň pečiatku „Zaúčtované“? Môže tiež dôjsť k humorným situáciám, kedy pre zjednodušenie oslovíte všetkých svojich dodávateľov s tým, aby vám faktúry zasielali na inú adresu. Keď už vám ale tretí deň po sebe pred domom zastaví kamión s dodávkou materiálu pre výrobu vo vašej firme s otázkou, kam vám má vodič materiál vyložiť, začnete pátrať po tom, čo je toho príčinou. Mnoho dodávateľov automaticky pochopila, že súčasne s adresou pre fakturáciu sa zmenila aj dodacia adresa. A toto ste jednoducho nechceli. Keby všetky firmy používali elektronickú výmenu dát (EDI), nič takého by sa nestalo.

Aké obchodné dokumenty je možné digitalizovať?

Pre niektorých z vás začneme úplne novou informáciou. Hovoríme o bezpapierovej kancelárii, t.j. snažíme sa vylúčiť obeh papierových dokumentov. Mnoho z vás si povie, čo je na tom zložitého. Jednoducho požiadam svojho dodávateľa, aby mi obchodné dokumenty poslal ako prílohu v e-maile, nech si ich môžem pozrieť. Ale to je len prevedenie papierovej podoby do elektronickej, nie digitalizácia. Elektronickú podobu dokumentu musí tak či tak otvoriť nejaký človek, zistiť od koho prišla, zaradiť o aký dokument sa jedná a pokiaľ je to obchodný dokument typu napr. faktúra, musí z nej čiastky ručne prepísať do informačného systému. Chybovosť pri prepise je značná, sme predsa len ľudia a omyly sú na dennom poriadku.

Skúste si však predstaviť, že váš dodávateľ vo svojom informačnom systéme vytvorí napríklad už zmieňovanú faktúru, stlačí tlačidlo a tato faktúra je prenesená až do vášho počítača, respektíve do vášho firemného informačného systému. Nezáleží na tom, či máte rovnaký informačný systém ako dodávateľ, či je to faktúra alebo napríklad dodací list alebo objednávka, či sa nachádzate v rovnakom meste, či na druhom konci republiky alebo na opačnom konci sveta. Svoju dôveru môžete vložiť do moderného IT procesu, ktorý sa o všetko v pozadí postará. Jednoducho sa IT oddelenie dodávateľa porozpráva s IT oddelením vo vašej firme a túto komunikáciu vám zabezpečí. Môžete taktiež požiadať odborníkov z EDITELu, ktorí vám pomôžu so všetkými záludnosťami takejto komunikácie. Elektronizáciu svojich procesov tak zveríte partnerovi, ktorý spracuje a prenesie desiatky miliónov takýchto dokumentov za rok! Ak spoločne dotiahneme proces do konca, vaše obchodné dokumenty nikdy neuvidia svetlo sveta na papieri.

Netýka sa to len klasických dokumentov, akými sú objednávka, dodací list alebo faktúra. S partnerom si takto môžete posielať napríklad potvrdenia objednávky, cenníky alebo stavy zásob na skladoch pre automatické doplňovanie. Chceli by ste, aby sa nový tovar vo vašom sklade pridával sám do systému formou zakladania skladových kariet? Tak široký záber vám EDI komunikácia ponúka. Predsa len, je to formát, ktorý tu máme niekoľko desaťročí a je riadne preverený „na bojovom poli“.

Pokiaľ patríte ku skeptikom a hneď od začiatku budete namietať, že predsa len dnes existujú aj aplikácie so zabudovanou umelou inteligenciou, ktoré dokážu pracovať aj s tými na začiatku zmieňovanými faktúrami vo formáte PDF. Áno, dokážu ich prečítať tak ako človek a údaje z nich tzv. vyťažiť. Iste, nie je to dnes taký problém, ale má to mnoho úskalí. Pokiaľ má program len 5% chybovosti (a to je veľmi slušná hodnota) znamená to, že 5 faktúr zo sto došlých neprečíta správne. A keď vám za mesiac príde faktúr tisíc, 50 z nich nebude preplatených! Musíte potom nastaviť dodatočné kontrolné mechanizmy. S bezpapierovou kanceláriou t.j. EDI komunikáciou nič takého nepotrebujete. Dokument je vždy digitálny a prenáša sa v tejto podobe medzi aplikáciami, typicky medzi informačnými systémami alebo účtovnými programami.

Koľko peňazí nám ušetrí bezpapierová kancelária?

V tejto oblasti sa stretnete s mnohými mýtami. Do ceny „papierovej“ faktúry sa premietnu náklady na spotrebný materiál (papier, toner do tlačiarne), náklady na poštovné a tiež náklady na personál, ktorý daný dokument pripraví pre zadanie do informačného systému. To iste nejaké peniaze stojí. Mýtus, ktorý je značne rozšírený je ten, že prechodom na elektronickú komunikáciu všetky tieto náklady odpadnú celkom bez náhrady. Lenže EDI komunikácia nie je ako prostý e-mail. S EDI správou sa vykonáva mnoho úkonov, ako je napríklad prevod formátu používaného v jednom účtovnom programe do iného, ktorému bude rozumieť váš účtovný program. Alebo vyhodnotenie, o akú správu sa jedná a komu je určená. Niekto musí prevádzkovať taktiež siete, ktoré sú vzájomne prepojené a ktorých prevádzka sa platí vo forme nákladov na elektrinu, hardvér, ale predovšetkým súvisiacich s vývojom a údržbou sofistikovaných SW platforiem s vysokou dostupnosťou a bezpečnosťou, ktoré správy posielajú alebo prijímajú. Náklady tam teda samozrejme sú, ale v konečnom dôsledku o dosť nižšie, ako v prípade klasického papiera.

Oblasť, kde bezpapierová kancelária (EDI komunikácia) jednoznačne víťazí nad papierovou komunikáciou, je predovšetkým rýchlosť. Doba od objednania, cez potvrdenie a vystavenie dodacieho listu až po vystavenie faktúry, je výrazne kratšia. Pokiaľ budeme sledovať rýchlosť prenosu jednotlivých dokumentov od dodávateľa k príjemcovi, pohybujeme sa v jednotkách minút. A papierová faktúra obvykle cestuje niekoľko dní. Vedľajším efektom elektronizácie obchodných vzťahov je potom tiež revízia celého procesu obchodného prípadu. Obvykle sa totiž zamyslíte nad tím, či sú všetky doposiaľ vykonávané kroky na oboch stranách nutné a či nejaký krok nie je navyše, alebo či nejaký dôležitý nechýba.

Ako tento proces funguje v praxi, pokiaľ firma zatiaľ žiadne dáta elektronickou formou neprenáša?

V podstate ide o prepojenie jednej spoločnosti s druhou, kedy je vytvorený elektronický komunikačný kanál. Prvým krokom obvykle býva obchodná dohoda medzi dvoma spoločnosťami. Praktickým príkladom je napríklad to, že si firmy vymieňajú stavy zásob na skladoch, na základe ktorých do procesu zahrnú aj kmeňové dáta ako je kód výrobku (GTIN/EAN), hmotnosť, názov a pod. A keď vystavíte objednávku, môže obsahovať aj prepravné dáta. A na papier môžete úplne zabudnúť. Komunikujú len vaše systémy medzi sebou.

Koľko faktúr musím vystaviť, aby sa to oplatilo?

Plne automatizovaná elektronická výmena dát dáva zmysel najmä, pokiaľ je obchodovanie pravidelné a vzniká väčší objem dokumentov. Pokiaľ ste však malá firma, ktorá si mesačne s partnerom vymení len zopár dokumentov, nemá zmysel utrácať za veľkolepé riešenie v podobe priameho rozhrania z vášho systému. Jeho vývoj logicky niečo stojí a pri malom objeme je to ekonomicky nevýhodné.

Našťastie existujú aj riešenia, ktoré vedia sprostredkovať výhody digitalizácie firmám všetkých veľkostí. Kľúčová je ochota zaviesť zmeny zo strany vedenia. Pokiaľ chcete na trhu získať nejakú výhodu, EDI komunikácia je tým správnym krokom.

Aké riešenia sú k dispozícii pre malé firmy?

Riešenie elektronickej fakturácie pre malé a stredné firmy sa volá web EDI. Jeho implementácia vo firme môže byť zrealizovaná v priebehu jedného pracovného dňa. Užívatelia využívajú internetový prehliadač, pomocou ktorého sa prihlásia do špeciálneho rozhrania, kde môžu elektronické dokumenty prijímať, vytvárať a odosielať. Nemusíte mať dokonca ani žiaden účtovný software.

Pokiaľ sa chcete o webovom EDI dozvedieť viac, pozrite sa na: Webové EDI | Efektívne a lacné EDI riešenie od EDITEL

Koľko firiem EDI používa?

Toto číslo je v skutočnosti vyššie, než si myslíte. Samotný EDITEL zapojil do systému viac ako 20 000 firiem z rôznych odvetví v regióne strednej a východnej Európy. EDITEL je lídrom na trhu elektronickej výmeny dát a má niekoľko pobočiek v rôznych krajinách.

A ako sa javí investícia do EDI komunikácie s prihliadnutím na budúcnosť?

Sú firmy, ktoré spracovávajú iba 40-50 objednávok mesačne, ale očakávajú, že sa tento počet za dva, tri roky zvýši, a preto v predstihu investujú do drahšieho účtovného systému a spoľahlivého EDI systému. Tento proaktívny prístup sa niektorým firmám už začal vyplácať, v súvislosti s aktuálnou pandemickou situáciou, pretože objem ich obchodovania skokovo narástol. Ich informačné systémy pre EDI komunikáciu disponujú všetkým potrebným, aktivujú si len pokročilejší modul, namiesto základného modulu. A tak automaticky prispôsobili svoju firmu na zvýšený dopyt. Zákonitosti EDI komunikácie sa totiž nemenia v závislosti na tom, či máte prenášaných dokumentov menej, či viac.

Ak sa chcete dozvedieť viac o tom, ako sa do budúcna zbaviť papierových dokumentov a zároveň dosiahnuť maximálnu automatizáciu firemných procesov, naši kolegovia sú pripravení s vami prebrať všetky vaše prípadné otázky. Môžete nás osloviť prostredníctvom kontaktného formuláru, e-mailom či telefonicky.

O autorovi:

Svätopluk Vít
Technical Sales Support Consultant, EDITEL CZ