Mesiac december na našom IT oddelení

Mnohí z nás si spájajú sneh a ľad s dovolenkovým obdobím. Ale čo znamená „zmrazenie zmien“ pre poskytovateľa EDI služieb a prečo musia byť niektorí z nás v pohotovosti 24 hodín denne? Po prečítaní nášho príspevku sa dozviete, prečo v decembri a cez vianočné obdobie je na našom IT oddelení možné zažiť všetko, len nie kľud. Na oplátku sa nám ale taktiež veľa vracia. Je veľmi príjemné robiť našim klientom radosť, a zároveň cítiť ich uznanie.

IT oddelenie spoločnosti EDITEL

Predvianočné obdobie je pre IT oddelenie spoločnosti EDITEL vždy rušným obdobím. Je to spôsobené mimoriadne vysokým objemom transakcií v elektronickej výmene dát, pretože pre našich maloobchodných klientov je to rušná sezóna: objednáva, preberá a dodáva sa oveľa viac tovaru ako inokedy. Koniec koncov, dodávateľský reťazec musí fungovať efektívne, nech sa deje čokoľvek. Ak je potrebné okamžite konať, čas je rozhodujúci. Taktiež je potrebné dokončiť mnohé projekty do konca roka a naplánovať nové na nasledujúci rok. Výzvy spojené s COVID-19 ešte viac komplikujú toto náročné obdobie. “Ó, radostný vianočný čas” to je myšlienka, ktorá sa mi vynára.

Keďže nesiem celkovú zodpovednosť za zabezpečenie plynulého chodu, musím byť v týchto rušných časoch obzvlášť ostražitý. Kvôli koronavírusu bolo obstarávanie tovaru náročné takmer počas celého roka, preto som v decembri ešte viac ostražitejší než zvyčajne. To má za následok aj to, že mám neustále zapnutý mobilný telefón a som k dispozícii 24 hodín denne, 7 dní v týždni. Keď mi raz neskoro v noci zazvonil telefón, jeden z mojich malých synov sa zobudil a spýtal sa ma: „Ocko, musíš opäť zachraňovať svet?“

“Superhrdinovia“ z nášho IT oddelenia

Presnejšie povedané, je to môj tím, ktorý „zachraňuje svet“, pretože dáva do toho všetko, aby poskytol našim klientom dokonalé služby. Špeciálnou stratégiou na minimalizáciu rizík v tomto ročnom období je takzvané „zmrazenie zmien“. To znamená, že sa nesmú vykonávať žiadne zmeny v produktívnej infraštruktúre ani v produktívnom softvéri, aby sa predišlo rizikám, ktoré by táto zmena mohla priniesť. V spojení s našou vysoko dostupnou infraštruktúrou tieto opatrenia zabezpečujú spoľahlivé dodávky tovaru počas vianočnej sezóny.

Náš tím technickej podpory na IT oddelení je k dispozícii 24 hodín denne, 7 dní v týždni, aby vám pomohol vyriešiť malé aj veľké problémy počas dovolenkovej sezóny. Niektorí naši zamestnanci sú v pohotovosti aj mimo bežných pracovných hodín. Naskočia do akcie vždy, keď je to potrebné, aby sa naši klienti nemuseli o nič starať.

Príklad z praxe

Všetci vieme, že chyby sa stávajú. Občas nám volajú takmer zúfalí klienti a pýtajú sa na chýbajúce objednávky. Vo svete logistiky môže byť najhorší možný scenár napr.: preplnený sklad, vodiči kamiónov čakajúci pred dverami a harmonogramy dodávok, ktoré je potrebné dôsledne dodržiavať. Ak sa to stane, musíme problém rýchlo riešiť pomocou konštruktívneho prístupu. Koniec koncov, existuje mnoho možných príčin:

• Odoslal skutočne klient objednávky?
• Zlyhalo niečo počas prenosu údajov?
• Boli objednávky v správnom formáte?
• Vyskytli sa nejaké ťažkosti pri importe údajov do ERP systému?
• Alebo išlo „len“ o to, že nebolo k dispozícii internetové pripojenie?

Preskúmame každý jeden krok v priebehu procesu, aby sme zistili problém. Po zistení príčiny je problém akoby vyriešený. Našou najväčšou odmenou je mať spokojných klientov.

Preventívne opatrenia sú potrebné

Na našom IT oddelení vykonávame aj množstvo preventívnych opatrení, aby sme takýmto scenárom zabránili. Naše systémy neustále komplexne monitorujeme v „end-to-end“ režime. Nezrovnalosti sú identifikované okamžite a v prípade potreby rýchlo konáme. Dokonca ideme tak ďaleko, že našich klientov aktívne informujeme, ak sa z rôznych dôvodov nemôžeme dostať do ich IT systému, alebo ak sa dlhší čas neobjavili žiadne nové údaje. To nám umožňuje včas identifikovať problémy a riešiť ich skôr, ako sa veci skomplikujú. V konečnom dôsledku budú mať naši klienti funkčné systémy a zároveň si budú môcť užiť nerušenú dovolenku.
V tomto duchu vám aj všetkým našim klientom želáme pokojné a pohodové sviatky. Predovšetkým si zachovajte pevné zdravie!

Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa uvedených informácií, radi sa s vami porozprávame. Neváhajte sa obrátiť na mňa alebo mojich kolegov.

Autor

Alexander Schaefer
Chief Information Officer (CIO) v EDITEL Austria