Koľko toho viete o EDI?

Šesť technických termínov v digitálnom dodávateľskom reťazci, ktoré by mal poznať každý používateľ EDI

Používanie elektronickej výmeny údajov (EDI) našťastie nie je obmedzené odvetvím ani veľkosťou spoločnosti. Na optimalizáciu vlastného digitálneho dodávateľského reťazca ju môže používať takmer každá spoločnosť, hoci používatelia, ktorí ju používajú prvýkrát, sa pravdepodobne stretnú s pojmami, ktoré si vyžadujú určité vysvetlenie. V tomto príspevku by som chcel upozorniť na niekoľko technických pojmov, ktoré sú dôležité najmä v kontexte národných a globálnych dodávateľských reťazcov.

Existuje pomerne veľa faktorov, ktoré môžu narušiť globálne dodávateľské reťazce v určitých odvetviach alebo ich častiach. Vzhľadom na to by si každá spoločnosť mala neustále testovať svoj vlastný dodávateľský reťazec a klásť si otázky, ako napríklad: Čo môžeme urobiť, aby bol tok tovaru, dokumentov a informácií čo najplynulejší, prípadne ako ho môžeme optimalizovať? Tu prichádza na rad elektronická výmena dát (EDI) ako kľúčová technológia. S dodávateľskými reťazcami sa spája mnoho technických termínov, čo len dokazuje, že v dnešnom svete podnikania je čoraz dôležitejšie myslieť naprieč sektormi.

1. Elektronická výmena údajov (EDI) v globálnych dodávateľských reťazcoch

O jej rozšírenosti svedčí už samotný fakt, že anglický výraz pre elektronickú výmenu dát sa používa na celom svete. Počiatky EDI siahajú do 60. rokov minulého storočia. Vďaka jej rýchlemu rozšíreniu do ďalších odvetví a neustálemu technologickému vývoju je EDI v súčasnosti široko chápaná a používaná na celom svete. Spoločnosti všetkých veľkostí, od malých rodinných podnikov až po globálne korporácie, si automaticky vymieňajú obchodné dokumenty v štruktúrovanom a strojovo čitateľnom formáte: výrobcovia tovaru si vymieňajú dokumenty s maloobchodníkmi a ich dodávateľmi, dodávatelia si vymieňajú dokumenty so svojimi subdodávateľmi a subdodávatelia so svojimi dodávateľmi surovín. Okrem toho sa EDI neobmedzuje len na určité odvetvia. Jeho využitie siaha od maloobchodného dodávateľského reťazca cez automobilový, zdravotnícky, potravinársky a finančný sektor až po logistiku a komunikáciu s vládnymi orgánmi.

2. Procesy Order2Cash (O2C) a Purchase2Pay (P2P) v dodávateľskom reťazci

Na podnikovej úrovni majú v súvislosti s dodávateľským reťazcom mimoriadny význam dva technické pojmy: procesy Order2Cash a Purchase2Pay. Keďže obchodný prípad zvyčajne zahŕňa dvoch obchodných partnerov, z ktorých jeden má úlohu zákazníka a druhý dodávateľa, pojem použitý v danom čase bude závisieť od uhla pohľadu. V ideálnom prípade dodávateľ digitalizuje celý proces „Order2Cash“ – od prijatia objednávky až po platbu – prepojením vlastného ERP s ERP svojho obchodného partnera. Objednávky sa potom prijímajú len elektronicky a všetky dodacie listy a faktúry sa obchodným partnerom zasielajú tiež elektronicky. Aby všetko fungovalo optimálne, je nevyhnutné, aby partneri digitalizovali aj svoje procesy súvisiace s nákupom tovaru, od zadania objednávky až po úhradu faktúr („Purchase2Pay“), čo umožňuje EDI.

3. Riadenie zásob dodávateľom (VMI) urýchľuje dodávateľský reťazec

Ďalším konceptom, ktorý v súvislosti s optimalizáciou dodávateľského reťazca nadobúda na význame, je Vendor Managed Inventory (VMI) alebo Continuous Replenishment Program (CRP). Pri tejto forme riadenia dodávateľského reťazca dodávatelia dostávajú denne informácie o zásobách od maloobchodníkov a na základe týchto informácií sa potom generujú objednávky. Dodávatelia alebo výrobcovia tovaru nakoniec prevezmú proces dopĺňania zásob pre svojich zákazníkov a zabezpečia, aby nedochádzalo k nadmerným alebo nedostatočným dodávkam. Medzi oblasti, kde sa tento systém uplatňuje, patria maloobchodné predajne, kde sa regály priebežne dopĺňajú štandardným tovarom, alebo lekárne, kde zaručuje stálu dostupnosť liekov. Okrem toho je systém VMI vynikajúcim nástrojom na zabezpečenie dodávok surovín pre výrobcov, ktorí chcú zabezpečiť plynulé zásobovanie rýchloobrátkovým tovarom. V odbornom žargóne sa pre túto oblasť používa skratka FMCG.

4. CPFR light zahŕňa prognózy pre riadenie dodávok

Niet pochýb o tom, že systémy CRP a VMI ponúkajú pozoruhodné technické možnosti. Ešte futuristickejšie sú však systémy CPFR (Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment), t. j. systémy spoločného plánovania, predpovedania dopytu a doplňovania. Možno však nie je vhodné hovoriť o futurizme, pretože táto zatiaľ málo využívaná alternatíva už existuje. Na rozdiel od CRP a VMI systém CPFR nielenže priebežne kontroluje údaje o zásobách na základe údajov od dodávateľov, ale vykonáva aj prognostické a plánovacie výpočty. Vďaka výmene prognóz dopytu a objednávok môžu výrobcovia a dodávatelia s maximálnou presnosťou dodávať práve také množstvo tovaru, ktoré ich obchodní partneri skutočne potrebujú. Okrem zníženia nákladov na skladovanie na minimum môžete tiež ušetriť veľké množstvá tovaru pred znehodnotením. Čo je výhodné pre všetky strany.

5. EDIFACT a ďalšie spoločné štandardy

Aby si spoločnosti mohli navzájom elektronicky vymieňať obchodné dokumenty, musia sa najprv dohodnúť na používaní spoločného štandardu. Formát používateľského rozhrania, ktorý sa najčastejšie používa na medzinárodnej úrovni, v Európe a v rôznych odvetviach, sa nazýva EDIFACT. Okrem takzvaných podskupín (formátov odvodených od EDIFACT) existuje množstvo štandardov špecifických pre jednotlivé odvetvia: v Severnej Amerike sa napríklad bežne používa ANSIX.12. Menší dodávatelia, ktorí dodávajú veľkým korporáciám, sa zvyčajne riadia ich technickými špecifikáciami. Ide o bežnú prax a osvedčené postupy takmer vo všetkých odvetviach.

6. Čiarové kódy na prepravu tovaru

Množstvo rôznych identifikačných čísel a čiarových kódov, ktoré máme k dispozícii, je veľmi dôležité aj pre vnútroštátne a globálne dodávateľské reťazce. Umiestňujú sa nielen na samotný tovar, ale aj na väčšie prepravné jednotky. Na paletách a prepravných kartónoch sa pri medzinárodnej preprave tovaru bežne používajú takzvané sériové čísla logistických jednotiek (SSCC). Samotné výrobky musia mať globálne identifikačné číslo tovaru (GTIN), ktoré sa kedysi nazývalo EAN kód, ako si možno pamätajú znalci odvetvia. V prípade akýchkoľvek otázok týkajúcich sa tejto problematiky odporúčame slovenským firmám obrátiť sa na GS1 Slovakia. Kódy GTIN však pravdepodobne poznajú aj pozorní spotrebitelia, ktorí sa s nimi môžu stretnúť pri samoobslužných pokladniach v obchodoch s potravinami. Nakoniec, digitalizácia dodávateľského reťazca nie je taká zložitá, ako by sa mohlo z niektorých odborných termínov zdať.