EDI mapovanie ako faktor úspechu: prečo je tento proces taký dôležitý

EDI mapovanie: zosúladenie štruktúr a príslušného obsahu

Spoločnosti majú zvyčajne rôzne interné štruktúry údajov. Je to spôsobené tým, že existuje nespočetné množstvo rôznych IT a ERP systémov a nie všetky sa riadia rovnakou logikou. Aplikované na svet elektronickej výmeny údajov (EDI) by sme mohli povedať, že hovoria rôznymi jazykmi. Môže to znieť ako výzva, pretože s rastúcim počtom partnerov EDI by bolo potrebné „hovoriť rôznymi jazykmi“. Tu však nastupujú do hry poskytovatelia služieb EDI. V tejto súvislosti zohráva dôležitú úlohu proces nazývaný mapovanie. V tomto príspevku vám objasníme, ako sa to deje a prečo sú normy nevyhnutné.

Pre začiatok je dôležité si zapamätať nasledovné: štandardizované formáty údajov majú pri prenose správ EDI obrovský význam, pretože v konečnom dôsledku zabezpečujú automatický priebeh obchodných procesov. Medzi dôležité štandardy EDI patria EDIFACT, ANSI, ODETTE alebo VDA. Používajú sa buď v konkrétnych priemyselných odvetviach, alebo univerzálne vo všetkých odvetviach. Tieto štandardy opisujú, ako sú EDI správy štruktúrované a štandardizované. Preto je štandardizovaná štruktúra veľmi dôležitá.

Rozdielne výrazy pre rovnaké dátové pole

Ak sa však pozriete na existujúce informačné systémy v spoločnostiach, ktoré chcú navzájom využívať elektronickú výmenu údajov, zistíte, že často existujú značné rozdiely. Technické vybavenie a dostupný dátový materiál sú zvyčajne prispôsobené špecifickým potrebám a postupom danej spoločnosti. Zatiaľ čo jedna spoločnosť môže používať systém ERP od spoločnosti SAP, iná môže používať systém od spoločnosti Microsoft, Sage, IFS alebo od iného výrobcu. Jedna spoločnosť môže dátové pole nazývať „dátum“, zatiaľ čo iná môže pre to isté pole používať anglický výraz „date“. Okrem toho môže byť tento dátum uvedený v rôznych formátoch v závislosti od ERP. To isté môže platiť napríklad pre popis farby výrobku. Kým jedna spoločnosť môže dátové pole doplniť kódmi farieb, iná spoločnosť jednoducho napíše len „zelená“ alebo „modrá“. Obe znamenajú to isté, ale vyjadrujú to odlišne. To môže byť problém pri prenose a automatizovanom spracovaní údajov. V dôsledku toho je dôležité prijať preventívne opatrenia.

EDI Mapovanie je určitou „smernicou“ pre údaje

Ak si chcú dve alebo viacero spoločností s rôznymi štruktúrami alebo databázami vymieňať informácie, musia sa najprv skoordinovať štruktúry a príslušný obsah, aby to fungovalo hladko. Jednoducho povedané, robí sa to prostredníctvom prekladovej tabuľky, ktorá transformuje údaje zo zdrojovej štruktúry vlastného systému ERP spoločnosti do cieľovej štruktúry alebo cieľového súboru požadovaného formátu. Odborný názov pre tento postup je mapovanie. Mapovanie nakoniec zabezpečí, že napríklad pole s dátumom faktúry musí presne zodpovedať pravidlám a definícii cieľovej štruktúry. To isté platí pre čísla faktúr, celkovú sumu faktúr a ďalšie štandardizované polia, ktoré musia obe strany pri používaní elektronickej výmeny údajov vyplniť rovnakými informáciami. Mapovanie EDI poskytuje softvéru na konverziu všetky potrebné informácie na zabezpečenie bezproblémového fungovania. V konečnom dôsledku slúži ako „sprievodca” pri transformácii údajov.

Aby sa predišlo potrebe porozumieť a hovoriť nespočetným množstvom jazykov (t.j. dátovými formátmi), transformácia údajov sa vykonáva v „komunikačnom štandarde“ (napr. EDIFACT), ktorému rozumejú obe strany. Inými slovami – spoločnosť A hovorí nemecky a spoločnosť B hovorí francúzsky. Spoločným menovateľom by potom bola napríklad angličtina, ktorej obe strany rozumejú a dorozumievajú sa ňou. Pri mnohých obchodných partneroch je to obrovská výhoda, pretože stačí ovládať JEDEN jazyk, ktorým je v našom prípade štandard EDI. Aby sme túto podobnosť posunuli ešte ďalej: mapovanie sa zaoberá všetkými pravidlami gramatiky, syntaxe a napokon aj slovnej zásoby.

Skúsení poskytovatelia služieb EDI majú komplexné odborné znalosti

Výrobcovia tovaru alebo distribútori, ktorí dodávajú tovar viacerým obchodným partnerom, zvyčajne dostanú usmernenia EDI hneď na začiatku ich obchodného vzťahu. Tie sa môžu v jednotlivých spoločnostiach výrazne líšiť, a musia byť navzájom koordinované pomocou mapovania. Na riešenie špecifických potrieb je možné vytvoriť aj prispôsobené mapovania, ktoré spĺňajú individuálne požiadavky. Spoločnosť EDITEL rada pomôže pri implementácii rôznych typov správ EDI vrátane ORDERS, ORDRSP, DESADV, RECADV, INVOIC, PRICAT atď. To isté platí aj pre kontrolu kvality údajov, ktorá identifikuje chyby v obsahu údajov (napr. verifikácia GLN a GTIN, hodnovernosť a úplnosť údajov atď.) Tým sa zabráni prenosu alebo importu chybných údajov do IT systémov.

Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa uvedených informácií, radi sa s vami porozprávame. Neváhajte sa obrátiť na mňa alebo mojich kolegov. 

Autor

Tomáš Urminský
Project & Delivery Manager  EDITEL SK