EDI komunikácia v spoločnosti Hollandia

Hollandia – všetko začalo rodinným výletom do Holandska.

Hollandia sídli v Krásnom Údolí, nachádzajúcom sa na Tepelskej pahorkatine v nadmorskej výške okolo 700 m a susedí s chránenou krajinnou oblasťou Slavkovský les. Táto oblasť je výrazne poľnohospodárska a je tu veľa rybníkov. Čistotu si zachováva dodnes a tá stojí za vysokou kvalitou miestneho mlieka. Hollandia využíva EDI komunikáciu už viac ako 20 rokov, a preto sme sa opýtali pani Dany Vondráčkovej, vedúcej oddelenia logistiky a predaja, na jej skúsenosti s EDI komunikáciou.

Viacerí dodávatelia kedysi zaviedli prvú EDI komunikáciu ako reakciu na požiadavky reťazca Makro, ako to bolo u vás?

V Hollandii to bolo rovnaké. Prvú EDI komunikáciu sme zaviedli v roku 2000 so spoločnosťou Makro, ale v prvej fáze išlo skôr o inteligentný fax, pretože sme prijaté objednávky zobrazovali na formulári a
prepisovali ich do informačného systému. Hneď potom sme však pripravili dátové prepojenie s informačným systémom a v nasledujúcom roku sme začali rozširovať EDI komunikáciu na ďalších partnerov. Ďalším dôležitým míľnikom bolo zavedenie elektronickej fakturácie bez použitia papiera. V súčasnosti si mesačne vymieňame tisíce dokumentov s viac ako 40 partnermi a bez EDI si našu prevádzku v podstate ani nevieme predstaviť.

Zaviedla spoločnosť Hollandia následne aj riadenie logistiky prostredníctvom EDI?

Naším poskytovateľom logistických služieb je spoločnosť HOPI, ktorá má sofistikované riadenie logistických operácií prostredníctvom EDI. Od roku 2017 riadime ako nakládku – presun našich dodávok
z výroby do logistického skladu v HOPI – tak aj dodávky našim zákazníkom prostredníctvom EDI bez
ohľadu na to, či EDI používajú alebo nie. Na riadenie dodávok zákazníkom používame správu INSDES. Na riadenie špeciálnych skladových operácií, ako je prebaľovanie tovaru podľa požiadaviek zákazníka, používame správu HANMOV.

Nedávno ste prechádzali na nový informačný systém SAP a dôležitým bodom bolo zachovanie úplnej EDI komunikácie tak, aby obchodní partneri takmer nič nespoznali…?

Prechod na nový systém SAP ERP bol náročný proces, asi ako pre každú spoločnosť. Dôležitou súčasťou bola úplná implementácia EDI komunikácie, ktorá musela byť od začiatku funkčná pre produkčný systém a možnosti testovania s partnermi boli veľmi obmedzené. Na tomto mieste by som chcela oceniť aktívny prístup spoločnosti EDITEL v základnej fáze implementácie samotného zasielania EDI správ. A to najmä počas testovacej prevádzky systému SAP, keď bola umožnená paralelná komunikácia s existujúcim systémom, aj nanovo implementovaným systémom SAP. Všetky zákaznícke EDI objednávky sa spracovávali paralelne, a tak sa dali nájsť všetky možné nezrovnalosti v kmeňových údajoch a procesoch spracovania, vďaka čomu bol prechod na výrobnú prevádzku systému SAP v podstate bezproblémový. Jedného dňa sme ukončili používanie starého systému pre výrobu a od nasledujúceho dňa sme pracovali so systémom SAP pre výrobu, vrátane spracovania EDI objednávok a následného generovania dodacích listov a faktúr. Počas plnej prevádzky sa potom riešili už len minimálne rozdiely.