EDI v spoločnosti Agrofert
Konsolidácia EDI v štrnástich spoločnostiach
Až 30 tisíc EDI správ denne si vymení štrnásť spoločností skupiny AGROFERT so svojimi partnermi. Každá firma koncernu donedávna využívala pre elektronickú výmenu dát individuálne riešenie s nejednotnou funkčnou úrovňou od rôznych poskytovateľov. V rozsiahlom projekte bola EDI komunikácia skupiny konsolidovaná na báze jednotného centrálneho prostredia.
Jednotlivé spoločnosti (predovšetkým potravinárske), postupne združované v rámci koncernu AGROFERT, dlhodobo využívali individuálne EDI riešenia od rôznych poskytovateľov. Tieto riešenia boli na odlišnej funkčnej úrovni s pripojením na rôzne informačné systémy jednotlivých spoločností.
Väčšinou pokrývala základnú EDI komunikáciu s obchodnými reťazcami s využitím EDI správ typu GS1 EANCOM, ako sú objednávky, dodacie listy alebo faktúry.
EDI v Agrofert – hlavné ciele projektu:
- zefektívniť elektronickú výmenu dokumentov
- centralizovať všetky EDI riešenia do jednej platformy
- znížiť náklady na EDI komunikáciu
- integrovať všetku externú a internú B2B komunikáciu
- zahrnúť všetky funkcionality štandardného EDI riešenia
- získať možnosť rýchlej reakcie na neštandardné požiadavky obchodných partnerov
- zaistiť podporu ostatných automatizovaných komunikačných kanálov
- umožniť tesné napojenie na doterajšie informačné systémy
Projekt jednotnej EDI platformy vrátane centrálneho archívu
Vzhľadom k rôznej úrovni znalostí a skúseností jednotlivých spoločností v oblasti EDI bola na prelome rokov 2012 a 2013 vytvorená pracovná skupina pre EDI. Skupina, ktorú viedli zástupcovia spoločností PENAM, a. s., analyzovala požiadavky a potreby jednotlivých spoločností a definovala projekt jednotného centrálneho EDI prostredia, vrátane centrálneho archívu EDI dokumentov. Projekt bol motivovaný potrebou zvýšenej efektivity a robustnosti riešenia a zaistenia jednotnosti správy.
Pracovná skupina súčasne zohľadnila požiadavky na internú EDI komunikáciu medzi jednotlivými spoločnosťami v rámci koncernu AGROFERT, ktoré sa postupne objavili v posledných rokoch.
Do projektu boli zapojené kľúčové spoločnosti koncernu, ktoré sú významnými hráčmi na českom, slovenskom a maďarskom trhu, ako napr. PENAM, a. s., Kostelecké uzeniny, a. s., Vodňanská drůbež, a. s., OLMA, a. s., Mlékárna Hlinsko, a. s., Animalco, a. s., PMU CZ, a. s., Ceres ZRt. a ďalšie.
Cieľom projektu bolo skonsolidovať roztrieštené EDI riešenia pre jednotlivé spoločnosti, centralizovať ich do jednej platformy a vytvoriť tak jednotné prostredie EDI, zdieľané medzi spoločnosťami AGROFERTU a ich dodávateľmi. Ďalšou úlohou bolo zefektívniť elektronickú výmenu dokumentov a optimalizovať náklady na elektrickú výmenu dát.
Schéma integrácie
Ukážka rozhrania informačného systému
Ďalšia požiadavka zadávateľa na riešenie
Popri hlavných cieľoch projektu definoval zadávateľ niekoľko kľúčových vlastností finálneho riešenia, ktoré sú nevyhnutné pre jeho efektívne používanie. Riešenie malo zahrnúť všetky funkcionality štandardného EDI riešenia a podporovať konverziu správ z/do formátu EDIFACT, a to pri zachovaní všetkých už používaných typov vstupných dátových formátov (napr. INHOUSE, IDOC, XML).
Bolo nutné, aby riešenie podporovalo ostatné automatizované komunikačné kanály, ako napr. FTP, POP3/SMTP, HTTP, webové služby, SOAP a ďalšie protokoly. Zadávateľ ďalej požadoval sprístupnenie webového portálu pre možnosť dohľadu prenosov EDI správ, štatistík komunikácie a automatické zasielanie chybových notifikácií. Implementované riešenie malo tiež zaistiť elektronickú archiváciu všetkých typov používaných EDI správ podľa legislatívnych požiadaviek zúčastnených krajín, vrátane požiadaviek EÚ.
Implementácia v 14 firmách počas 10 mesiacov
Na základe výberového konania zvolila pracovná skupina riešenie eXite® PRO spoločnosti EDITEL. Komplexná platforma zabezpečuje prevádzku EDI služieb, prináša plnú automatizáciu obchodných procesov, a znižuje tak cenu za administratívu pri zvýšení výkonnosti firmy. Vybrané riešenie spĺňalo všetky požiadavky zadávateľa.
V rámci implementácie bolo najskôr nutné uskutočniť niekoľko analýz za účelom definovať typy správ, ktoré si zapojené spoločnosti so svojimi partnermi vymieňajú, vytvoriť prekladové mapy a upraviť nastavenie doterajších komunikačných modulov tak, aby vyhovovali požiadavkám na prenos dát. Na základe analýz potom prebiehalo vypracovanie harmonogramov migrácie jednotlivých spoločností na konečné spoločné EDI riešenie.
Následná migrácia prebieha krok za krokom. Implementácia bola vždy dokončená v jednej spoločnosti a potom začala v ďalšej, aby nebola ohrozená prevádzka v rámci skupiny. Celý projekt (aj s ohľadom na vyriešenie požiadaviek pripojenia novej spoločnosti začlenenej do koncernu) trval 10 mesiacov. Celkovo bolo zapojených štrnásť spoločností. Vzhľadom na to, že vybrané spoločnosti skupiny AGROFERT využívajú ERP systém SAP, bolo ustúpené od pôvodných požiadaviek na realizáciu jednotného rozhrania pre informačné systémy.
Vďaka projektu EDI bola v koncerne AGROFERT dosiahnutá plná interná optimalizácia riešenia. Migrácia na novú platformu zaistila výraznú úsporu nákladov a jednoduchšie zapojenie nových spoločností do obchodnej komunikácie. Vzhľadom na nárast vzájomných obchodných aktivít jednotlivých členov holdingu AGROGERT došlo tiež k zvýšeniu efektivity vzájomnej obchodnej komunikácie prostredníctvom EDI v dôsledku jednotného riešenia ustanovenia spoločnej pracovnej skupiny. Riešenie sa vyznačuje minimálnymi nárokmi na infraštruktúru všetkých zapojených subjektov a vďaka monitoringu v režime 24/7 má AGROFERT neustály dohľad nad všetkými obchodnými komunikáciami a informáciami o stave jednotlivých procesov.
Webový portál eXite® PRO, prispôsobený pre skupiny AGROFERT, poskytuje pracovníkom efektívny nástroj pri zavádzaní a prevádzke bezpapierovej výmeny dokumentov, hlavne pri bezpapierovej elektronickej fakturácii. Vďaka nadstavbe pre business monitoring a reporting je možné prehľadné sledovanie elektronických obchodných procesov a individuálnych obchodných prípadov. V rámci riešenia sa vymieňa každý deň až 30 000 EDI správ.
V priebehu zakladania implementácie boli rovnako pri vybraných spoločnostiach implementované elektronické dodacie listy – správy DESADV s SSCC kódom. To umožnilo spolu so zavedením značenia paliet paletovými etiketami GS1 LL s SSCC kódom odberateľom rýchlejší príjem tovarov. Používanie SSCC kódu umožňuje prevziať neporušenú paletu s tovarom celú naraz. Prostredníctvom snímania paletovej etikety s SSCC kódom v podobe čiarového kódu je možné načítať informácie o ich obsahu priamo z elektronického dodacieho listu, vrátane ďalších informácií o dodávanom tovare, ako sú napríklad príslušné šarže a exspirácie dodávaného tovaru. Zavedenie SSCC kódu súčasne umožňuje lepšie sledovať pohyb paliet počas logistických operácii. Ing. Milan Mikula, Solutions Manager, EDITEL CZ
EDI v Agrofert – hlavné prínosy riešenia:
- prepojenie niekoľkých dodávateľov zo štyroch rôznych krajín vďaka jedinej komunikačnej platforme
- iba jednoduchý komunikačný software v infraštruktúre každého člena koncernu AGROFERT
- bez nutnosti investícií do EDI softvéru a vlastného hardvéru; iba operačné náklady na služby
- obojsmerná dátová konverzia INHOUSE -> EDIFACT
- zachovanie/prevzatie aktuálnych dátových štruktúr člena AGFROFERT
- automaticky riešený elektronický podpis pre odchádzajúce správy
- overovanie elektronického podpisu pre prichádzajúce správy
- monitoring všetkej dostupnej komunikácie
- vzájomné párovanie a vyhodnocovanie stavu obchodného prípadu
- zákonná archivácia dokladov v dlhodobom archíve
- monitoring chýb zaistený helpdeskom dodávateľa, ktorý je v nepretržitej pohotovosti
- plný súlad s legislatívnymi požiadavkami
Mesačne je prijatých alebo vystavených viac ako 200 tisíc EDI objednávok, asi 110 tisíc elektronických dodacích listov a 75 tisíc faktúr. V súčasnosti prebieha v skupine AGROFERT zapájanie ďalších spoločností do EDI komunikácie a rovnako aj rozvoj EDI komunikácie v ďalších segmentoch aktivít celej skupiny.
O spoločnosti AGROFERT
Koncern AGROFERT tvorí materská spoločnosť AGROFERT, a. s., a jej dcérske spoločnosti, ktoré poskytujú široké portfólio priemyselných i maloobchodných produktov a služieb skrz segmenty chémie, poľnohospodárstva, potravinárstva, pozemných technológií, obnoviteľných zdrojov a po novom aj lesníctva, presnejšie ťažby a spracovania dreva. Najväčšia skupina v českom a slovenskom poľnohospodárstve a súčasne druhá najväčšia chemická skupina v ČR s 27 000 zamestnancami patrí k najväčším zamestnávateľom u nás.
Logo copyright Agrofert, a.s.
